• адрес г. Минск, ул. К. Чорного, д. 31-99в

  • тел./факс (017) 280-30-05

  • тел. +375 29 331-76-18

Участие сотрудников организации в проведении процедур закупок

Участие сотрудников организации в проведении процедур закупок

      При создании в организации системы закупок на конкурсной основе неизбежно возникает вопрос, на кого из сотрудников предприятия следует возлагать обязанности по выполнению тех или иных функций заказчика, подлежащих выполнению при проведении процедур закупок.

При создании в организации системы закупок на конкурсной основе неизбежно возникает вопрос, на кого из сотрудников предприятия следует возлагать обязанности по выполнению тех или иных функций заказчика, подлежащих выполнению при проведении процедур закупок.

Разумеется, что при решении таких вопросов в первую очередь следует исходить из круга должностных обязанностей работников, которым поручается выполнение таких функций.

На практике основная нагрузка при подготовке к проведению процедур закупок на конкурсной основе обычно лежит на сотрудниках отделов снабжения (отделов закупок). Непосредственное же проведение таких процедур, как конкурсы, запросы ценовых предложений, и иных аналогичных процедур, как правило, возлагается на созданную для этих целей конкурсную комиссию.

В то же время к подготовке процедур закупок нередко привлекаются и сотрудники иных подразделений в случае, когда выполнение определенной функции заказчика при проведении закупки лежит в сфере должностных обязанностей таких сотрудников.

Для примера распределения функций заказчика и обязанностей лиц, участвующих в проведении закупки, среди сотрудников организации рассмотрим обобщенный алгоритм процедуры проведения конкурса на закупку товаров.

Проведение конкурса, как правило, состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Планирование закупки. Принятие решения о проведении закупки.

Планирование закупок в первую очередь опирается на потребность организации в материальных ресурсах в тот или иной период. Таким образом, для принятия решения о проведении закупки лицу, принимающему такое решение, необходимо обладать информацией о том, какие именно ресурсы в текущий момент времени необходимы для деятельности организации.

Как правило, такая информация содержится в формируемом на предприятии плане закупок. Формирование такого плана и его корректировка обычно осуществляются на основании производственного плана, текущих заявок на закупки, поступающих от подразделений организации, и информации об имеющихся в организации материальных и финансовых ресурсах.

Целью формирования в организации такого плана является обеспечение согласованности действий всех подразделений и должностных лиц организации по определению имеющейся потребности в материальных ресурсах.

Следует отметить, что обязанность формировать в организации годовые планы государственных закупок возложена на заказчиков, осуществляющих государственные закупки, непосредственно нормой п. 2 ст. 18 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 N 419-З "О государственных закупках товаров (работ, услуг)" (далее - Закон). При этом годовой план государственных закупок служит не только для определения потребности организации в материальных ресурсах, но и в числе прочего для определения подлежащих применению процедур закупок, поскольку процедура государственной закупки определяется исходя из стоимости годовой потребности в предмете закупки, а не из потребности, имеющейся на момент принятия решения о закупке.

В отличие от Закона ни постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 N 229 "О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств" (далее - постановление N 229), ни нормативными правовыми актами о проведении закупок в строительной сфере формирование годового плана закупок не предусмотрено. Это объясняется тем, что в отличие от государственных закупок, финансирование которых осуществляется за счет бюджета и сроки финансирования которых определяются бюджетной росписью, финансирование и осуществление закупок за счет собственных средств организации осуществляется исходя из текущей потребности и имеющихся в организации финансовых возможностей.

Необходимо отметить, что не всегда решение о проведении закупки принимается на основании ранее сформированного плана закупок. Такое решение может приниматься и в связи с внепланово возникшей потребностью.

В чьей же компетенции должно находиться определение потребности в материальных ресурсах, формирование планов закупок и принятие решения о проведении закупки? Очень часто право принятия решения о проведении закупки руководитель оставляет за собой. Однако обратимся к тарифно-квалификационным справочникам, утвержденным Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Например, в должностные обязанности начальника отдела материально-технического снабжения, определенные выпуском 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих "Должности служащих для всех видов производств", утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2005 N 75, в числе прочих входят:

- руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.);

- обеспечение контроля за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов в организации.

В должностные обязанности менеджера отдела материально-технического снабжения (выпуск 19 Квалификационного справочника должностей служащих "Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках", утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.03.2002 N 50 "Об утверждении Квалификационного справочника "Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках") также входит:

- участие в разработке проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы;

- организация контроля за состоянием запасов материально-технических ресурсов;

- координация работы по разработке и поддержанию баз данных по закупкам, содержащим оперативную информацию, необходимую для определения потребностей в материально-технических ресурсах, источниках их закупок, расходов на закупки и пр.;

- организация составления заявок на материально-технические ресурсы.

Как видно из приведенных должностных обязанностей, определение потребности в материальных ресурсах, формировании плана закупок и принятие решения о проведении закупки в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками находятся в сфере компетенции работников и руководителей отделов снабжения организации.

Этап 2. Назначение комиссии для проведения процедур закупок.

В организациях, регулярно осуществляющих закупки путем проведения конкурсов или иных аналогичных процедур, как правило, создаются постоянно действующие комиссии для организации и проведения процедур закупок на конкурсной основе. Однако для проведения конкретных процедур закупок могут создаваться специальные конкурсные комиссии, действующие в период их проведения.

Исходя из обычно вменяемых комиссии обязанностей, она в первую очередь нацелена на анализ и оценку поступивших предложений и представивших их участников, а также на выбор наилучшего из представленных предложений. Так, в соответствии с п. 15 Положения о комиссии, создаваемой заказчиком (организатором) при организации и проведении открытых конкурсов, закрытых конкурсов, электронных аукционов или процедур запроса ценовых предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2012 N 778 "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь "О государственных закупках товаров (работ, услуг)" (далее - Положение о комиссии), в обязанности комиссии входит выполнение таких функций, как:

- открытие предложений участников;

- проверка предложений на их соответствие требованиям документов, предоставляемых участникам для подготовки предложения;

- при необходимости направление участникам предложений обеспечить приведение их предложений в соответствие с требованиями заказчика;

- запрос при необходимости у участников дополнительной информации, касающейся разъяснения представленных ими предложений;

- проверка соответствия участников установленным заказчиком требованиям;

- отклонение предложений;

- оценка и сравнение предложений, определение участников-победителей;

- признание процедуры государственной закупки несостоявшейся и представление заказчику рекомендации о проведении повторной аналогичной процедуры закупки или иной процедуры закупки;

- при необходимости привлечение экспертов для получения экспертного заключения по оценке предложений.

Однако очевидно, что функции заказчика при проведении процедуры закупки значительно шире функций, непосредственно исполняемых конкурсной комиссией. К таким функциям, в частности, относится уже упомянутое выше планирование закупок, а также проведение маркетинговых исследований конъюнктуры рынка, подготовка и публикация приглашений к участию в закупке, подготовка и представление участникам документации, определяющей требования к предложениям участников и порядок их представления, и т.д.

Таким образом, для проведения конкурса кроме формирования конкурсной комиссии необходимо назначить лиц, ответственных за выполнение иных функций заказчика.

Что касается непосредственно требований к составу конкурсной комиссии, то ст. 19 Закона требует от заказчика обеспечить включение в состав комиссии специалистов в области предмета государственной закупки. Аналогичное требование содержится и в части 7 п. 13 Положения о порядке организации и проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) при строительстве объектов, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 N 88 "Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов" (далее - Положение о закупках в строительстве). Согласно названной норме в состав конкурсной комиссии включаются работники организатора подрядных торгов (торгов), в число которых входят юрист и специалисты по предмету заказа, а также при необходимости - работники соответствующего профиля других организаций.

Таким образом, в первую очередь в создаваемую конкурсную комиссию должны включаться специалисты в области предмета закупки. Кроме того, Положение о закупках в строительстве требует включения в состав комиссии юриста. Однако следует обратить внимание на норму части 9 п. 13 Положения о закупках в строительстве, в соответствии с которой функциональные обязанности каждого члена комиссии определяются Положением о закупках в строительстве и регламентом конкурсной комиссии, утверждаемым ее председателем или руководителем организатора подрядных торгов (торгов).

Схожая норма имеется и в Положении о комиссии. В соответствии с п. 17 Положения о комиссии в обязанности председателя комиссии входит распределение функций и обязанностей между членами комиссии.

Таким образом, функции и обязанности каждого члена конкурсной комиссии могут отличаться и определяются, как правило, председателем комиссии. Очевидно, что при определении таких обязанностей председателю комиссии также следует исходить из обязанностей работников, являющихся членами комиссии, возложенных на них должностными инструкциями.

Этап 3. Маркетинговые исследования.

Маркетинговые исследования конъюнктуры рынка являются необходимым этапом проведения процедуры закупки на конкурсной основе. На основании результатов таких исследований заказчиком определяется ориентировочная стоимость закупки (цена заказа, применяемая в качестве стартовой), а также цены товаров, аналогичных закупаемым, что позволяет конкурсной комиссии объективно оценить цены, предлагаемые участниками закупки.

Также маркетинговые исследования позволяют выявить потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), которых заказчик вправе дополнительно пригласить к участию в закупке для обеспечения надлежащей конкуренции между участниками.

Кто же в организации должен проводить маркетинговые исследования?

Разумеется, если в организации создан отдел маркетинга или есть специалисты по маркетингу, то проведение таких исследований входит в их должностные обязанности. Если таких специалистов в организации нет, то вопросы маркетинговых исследований конъюнктуры рынка, как правило, возлагаются на работников отдела снабжения или сбыта. Это обусловлено тем, что в отсутствие в организации специалистов по маркетингу данные обязанности, как правило, включены в перечень должностных обязанностей сотрудников этих отделов.

Этап 4. Подготовка конкурсной документации.

Для того чтобы участники конкурса могли представить предложения о поставке именно того товара, который требуется заказчику, необходимо подробно и в полном объеме сформулировать описание этого товара. Следует отметить, что такое требование прямо содержится в п. 1 ст. 20 Закона. В соответствии с указанной нормой описание потребительских, технических и экономических показателей (характеристик) предмета государственной закупки должно давать полное представление о предмете государственной закупки. Аналогичные нормы содержатся и в Положении о закупках в строительстве.

Кроме того, конкурсная документация должна в полном объеме содержать информацию о требованиях, предъявляемых к участникам конкурса, а также необходимые заказчику условия контракта на поставку.

Как правило, в организациях, проводящих процедуры конкурсных закупок, обязанность по подготовке конкурсной документации возлагается либо на работников отдела снабжения (отдела закупок, если такой создан), которым поручена подготовка к проведению конкурса, либо на секретаря конкурсной комиссии. Представляется, что возложение данной обязанности на отдел снабжения (отдел закупок) является более обоснованным, поскольку именно работники данных отделов обладают наиболее полной информацией о требованиях, предъявляемых к предмету закупки и участникам процедуры.

Этап 5. Публикация приглашения к участию в конкурсе. Направление приглашений участникам. Предоставление участникам конкурсной документации. Регистрация поступающих предложений.

В отношении публикации приглашения к участию в конкурсе, электронном аукционе, торгах, запросе ценовых предложений и иных аналогичных процедурах закупок в Законе и в постановлении N 229, а также в Положении о закупках в строительстве содержится единое требование о размещении приглашения к участию в закупке в открытом доступе в информационной системе "Тендеры" (далее - ИС "Тендеры") на официальном сайте информационного республиканского унитарного предприятия "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен" в глобальной компьютерной сети Интернет (http://www.icetrade.by).

Кроме того, после публикации такого приглашения в ИС "Тендеры" заказчик вправе дополнительно направить отдельные приглашения непосредственно потенциальным участникам, которых он желает пригласить к участию в процедуре закупки.

Пунктом 3 ст. 33 Закона на заказчика возложена обязанность разместить на официальном сайте конкурсные документы в форме электронного документа одновременно с приглашением к участию в конкурсе. Положение о закупках в строительстве и постановление N 229 такого требования не содержат. Однако на практике, поскольку такая возможность предоставляется ИС "Тендеры", заказчики при проведении закупок в соответствии с данными нормативными правовыми актами также размещают в ИС "Тендеры" конкурсную документацию вместе с приглашением. При этом такая документация может предоставляться и непосредственно участникам, желающим принять участие в закупке, по их запросу.

Свои предложения участники подают заказчику в порядке, определенном в конкурсных документах.

Поступившие предложения участников подлежат обязательной регистрации. При поступлении предложений на официальный сайт они регистрируются оператором официального сайта. В остальных случаях регистрация осуществляется уполномоченным на то работником заказчика. Как правило, эту обязанность возлагают на секретаря конкурсной комиссии, поскольку именно в комиссию поступают предложения участников.

Также чаще всего именно на секретаря конкурсной комиссии возлагаются обязанности по публикации приглашений к участию в конкурсе в ИС "Тендеры", направлению приглашений известным организации участникам, а также предоставлению участникам конкурсной документации.

Этап 6. Открытие предложений участников, оценка участников и их предложений конкурсной комиссией, определение победителя или признание конкурса несостоявшимся.

Как уже отмечалось выше, непосредственно обязанность по проведению конкурса или иной аналогичной процедуры закупки возлагается на конкурсную комиссию. Соответственно и открытие поступивших предложений участников закупки производит созданная заказчиком конкурсная комиссия. Участники или их представители вправе присутствовать при открытии предложений.

При открытии предложений комиссией обычно объявляются наименование, место нахождения и учетный номер плательщика каждого участника, предложение которого открывается, цена предложения, а также сведения о присутствующих участниках или их представителях. Оглашенные при открытии предложений сведения заносятся в протокол заседания комиссии.

В соответствии со своими обязанностями конкурсная комиссия осуществляет рассмотрение предложений на их соответствие требованиям конкурсных документов, оценивает участников на их соответствие установленным заказчиком требованиям, если такие требования устанавливались, и производит оценку и сравнение предложений участников для выбора наилучшего предложения. После этого комиссия принимает решение о выборе победителя конкурса.

Комиссия вправе отклонить предложения участников, если:

- предложение не отвечает требованиям конкурсных документов;

- предложение содержит ошибки и неточности и участник, его представивший, отказался от предложения комиссии их исправить;

- участник, представивший предложение, не соответствует требованиям, указанным в конкурсных документах, либо не вправе участвовать в конкурсе;

- участник, представивший предложение, внес изменения или дополнения в предложение по истечении срока, установленного для подготовки и подачи предложений;

- установит, что предложение содержит недостоверные документы и сведения;

- участник-победитель, представивший предложение, не выполняет установленные в конкурсных документах требования, предшествующие подписанию договора.

Оценка и сравнение предложений участников производятся при условии наличия не менее двух участников, соответствующих установленным требованиям, предложения которых соответствуют конкурсным документам.

Также конкурсная комиссия вправе признать процедуру несостоявшейся (в целом либо в отношении отдельных лотов) в случае, если:

- участник-победитель не определен (подано только одно предложение, не представлены предложения, в результате рассмотрения и отклонения предложений осталось менее двух предложений, отклонены все предложения);

- участник-победитель отказался от заключения договора;

- жалоба участника либо иного юридического или физического лица признана обоснованной.

Как видно из указанного, выполнение данных функций может быть возложено только на конкурсную комиссию.

Этап 7. Заключение договора по результатам конкурса.

По результатам процедуры закупки в случае признания ее состоявшейся и выбора комиссией победителя заказчиком заключается договор с участником, признанным победителем. Договор заключается на условиях, указанных в предложении такого участника и конкурсной документации.

Договор подлежит заключению в течение определенного срока (как правило, не более 20 дней) по истечении срока, установленного для обжалования решения о выборе участника-победителя. Такие сроки установлены как Законом, так и постановлением N 229.

Положение о закупках в строительстве не устанавливает срок для обжалования решения комиссии, и срок заключения договора начинает течь с момента объявления победителя торгов (конкурса).

В подготовке проекта договора и его заключении с участником - победителем конкурса участвуют, как правило, работники отдела снабжения (отдела закупок), планировавшие закупку и осуществлявшие подготовку к ней, и, разумеется, юридическая служба предприятия.

Представляется необходимым привлечение на данном этапе к участию в подготовке и согласовании проекта договора работающих в организации юристов. Это тем более обоснованно, поскольку участие совместно с другими структурными подразделениями организации в работе по подготовке и заключению организацией договоров является прямой обязанностью юридической службы организации.

Этап 8. Извещение участников о результатах конкурса, размещение соответствующих сведений на официальном сайте. Составление справки о процедуре закупки (в случае проведения государственной закупки).

После завершения конкурса заказчик письменно извещает всех участников о его результатах и размещает соответствующую информацию в ИС "Тендеры". Кроме того, при проведении конкурса на государственную закупку заказчик дополнительно составляет справку о процедуре закупки в порядке, установленном ст. 29 Закона.

Указанные функции, как правило, возлагаются на секретаря конкурсной комиссии, поскольку организационное обеспечение деятельности комиссии обычно входит в перечень его обязанностей.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что в основном выполнение функций, возлагаемых на заказчика при проведении конкурса, должно осуществляться отделом снабжения (отделом закупок) и конкурсной комиссией с привлечением при необходимости для выполнения отдельных функций других служб предприятия.

Однако в заключение хотелось бы обратить внимание руководителей предприятий, осуществляющих закупки на конкурсной основе, еще на одно обстоятельство.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.07.2009 N 80 "О внесении изменений и дополнений в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и изменения и дополнения в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих" (ОКРБ 006-96)" в выпуск 1 ЕКСД "Должности служащих для всех видов деятельности", утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 "Об утверждении выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) "Должности служащих для всех видов деятельности", выпуска 6 ЕКСД "Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке", выпуска 33 ЕКСД "Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием" и выпуска 21 ЕКСД "Должности служащих, занятых геодезией и картографией" (далее - выпуск 1 ЕКСД), включена такая должность, как "Специалист по организации закупок".

В примерный перечень должностных обязанностей такого специалиста входит следующее:

- осуществление в установленном законодательством порядке работы по организации закупок товаров (работ, услуг) (закупок), в том числе для государственных нужд, на конкурсной (иным видам процедур закупок) основе;

- разработка (участие в разработке) и подготовка к утверждению проектов годовых планов по закупкам с учетом средств, выделенных организации на очередной финансовый (бюджетный) год для осуществления процедур закупок;

- обеспечение своевременного размещения информации о государственных закупках;

- осуществление маркетинговых исследований конъюнктуры рынка, анализ информации, необходимой для осуществления процедур закупок;

- участие в установлении квалификационных требований к участникам закупок;

- участие в проведении закупки из одного источника;

- участие в оформлении необходимых конкурсных, аукционных и иных видов документов в соответствии с установленными требованиями;

- регистрация в установленном порядке поступивших предложений участников;

- осуществление в установленных законодательством случаях процедуры выбора поставщика (подрядчика, исполнителя);

- подготовка материалов по претензиям к поставщикам (подрядчикам, исполнителям), согласование с ними изменений условий заключенных договоров;

- оказание консультационных услуг участникам процедур закупок по вопросам, входящим в его компетенцию;

- взаимодействие с органами государственного управления, иными организациями при осуществлении процедур закупок;

- составление установленной отчетности.

Как видно из приведенного перечня должностных обязанностей специалиста по организации закупок, именно в сферу должностных обязанностей такого специалиста входит выполнение практически всех функций, возлагаемых на заказчика при подготовке процедур закупок на конкурсной основе. Поэтому именно лицу, находящемуся на этой должности, следует поручать подготовку процедур закупок, а также назначать секретарем конкурсной комиссии.

При этом выпуск 1 ЕКСД содержит следующие квалификационные требования для такого специалиста:

- специалист по организации закупок I квалификационной категории: высшее образование и стаж работы в должности специалиста по закупкам II квалификационной категории не менее 2 лет;

- специалист по организации закупок II квалификационной категории: высшее образование и стаж работы в должности специалиста по закупкам не менее 2 лет;

- специалист по организации закупок: высшее образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним специальным образованием, не менее 1 года.

Очевидно, что при проведении в организации конкурсных закупок на постоянной основе оптимальным является введение в штатное расписание такой должности, как специалист по организации закупок, и возложение на такого специалиста обязанностей по подготовке к проведению закупок.  

М.В.БЕНСМАН,

Управляющий партнер адвокатского бюро "Кунцевич, Бенсман и партнеры"

Статья подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 30 июня 2014 г. .

Назад к списку